Sie merken: Ich bin kein Wegschmeißer, sondern ein Behalter. Meine Frau hatte es nicht leicht mit mir.

Nach all dem Studiumsballast blieben knapp drei Kisten übrig: Verträge, Steuerunterlagen, Bewerbungsmappen, Sozialversicherungsnachweise, Versicherungsverträge, Kontoauszüge. Nichts, woran mein Herz hängt. Aber Unterlagen, bei denen die Frage berechtigt ist: Was, wenn ich das noch brauche? Gibt es da nicht Aufbewahrungspflichten? Nachdem ich es für mich herausgefunden habe, will ich es Ihnen nicht vorenthalten.

Diese Unterlagen sollten Sie niemals wegschmeißen

Grob gesagt gehört dazu alles, was Fakten aus Ihrem Leben nachweist, die sich nicht mehr ändern werden. Also zum Beispiel:

• Geburtsurkunden, wenn vorhanden, auch Adoptionsurkunden

• Heirats- und Scheidungsurkunden

• Ausweisdokumente, die noch nicht das Gültigkeitsdatum überschritten haben

• Sozialversicherungsausweise

• Kaufverträge von Immobilien, dazu gehörend Grundbuchauszüge und Kreditunterlagen

• Unterlagen zu Aufenthalten in Kinderheimen, geschlossenen Kliniken oder Gefängnissen

• Abschlusszeugnisse, etwa von der Ausbildung oder dem Studium

• Alle wichtigen Arbeitszeugnisse

• Ärztliche Unterlagen, die Ihnen wichtig erscheinen. Das ist, zugegeben, sehr unbestimmt formuliert. Ärzte können die Unterlagen zu ihren Behandlungen nach frühestens zehn Jahren vernichten. Aber bestimmte Diagnosen wie etwa die einer überstandenen Krebserkrankung könnten deutlich später von Bedeutung sein, sei es bei neuen Diagnosen, der Frage, ob man für eine Stammzellspende infrage kommt oder bei der Gesundheitsprüfung für eine Versicherung.

Grundsätzlich gilt: Bewahren Sie alle Verträge auf, die zu noch laufenden Vertragsverhältnissen gehören. Das gilt zum Beispiel für Versicherungen oder aktive Sparbücher und Wertpapierdepots.

Diese Unterlagen spielen kurz vor oder nach dem eigenen Tod eine Rolle

• Patientenverfügungen

• Handschriftliche Testamente – aber hier ist es besser, nicht einfach das Dokument in einem Ordner zu Hause zu verstecken. Ohnehin ist hier ein sicherer Weg der Gang zum Notar. Wird ein Testament notariell beglaubigt, wird es automatisch beim Nachlassgericht hinterlegt.

Für Ihre Altersversorgung sollten Sie diese Akten aufbewahren

• Arbeitsverträge

• Meldungen zur Sozialversicherung

• Nachweise über Zeiten der Erwerbslosigkeit

Wenn es am Ende des Arbeitslebens um Ihre Rentenpunkte geht, zählt jede Beschäftigung. Sollten Sie Nachweislücken haben, könnten Sie auch jetzt schon Ihre früheren Arbeitgeber kontaktieren und freundlich nach einer Bestätigung der Arbeitszeiten fragen – wenn es die Unternehmen noch gibt. Falls nicht: Behalten Sie wenigstens die Auszüge Ihres Gehaltskontos, mit denen Sie die Gehaltseingänge aus dieser Zeit nachweisen können.

Sie müssen mit dem Nachweis nicht bis zur Rente warten. Jederzeit können Sie bei der Rentenversicherung eine sogenannte Kontenklärung beantragen (hier ist dann das Konto bei der Rentenversicherung gemeint). Dabei erfahren Sie, was dort über sie gespeichert ist, und können fehlende Jobs nachmelden.

Diese Belege sollten Sie mindestens so lange behalten, wie Sie die zugehörigen Gegenstände besitzen

• Belege zu teuren Anschaffungen wie Uhren oder Autos – das ist vor allem wichtig, wenn etwas gestohlen wird und Sie es der Versicherung melden müssen.

• Für kleinere und mittlere Anschaffungen ist es ebenfalls ratsam, weil es die Ware bei einem eventuellen Wiederverkauf attraktiver macht. Mit Kaufunterlagen fällt es zudem oft leichter, später passende Ersatzteile aufzutreiben – da genügt aber auch die Seriennummer auf einem Gerät, wenn die denn zu sehen ist. Auf jeden Fall sollten Sie die Belege mindestens aufbewahren, solange die Garantiezeit nicht abgelaufen ist.

Feste verpflichtende Fristen...

...gibt es, deutscher Bürokratie zum Trotz, für Privatpersonen wenige.

• Wer Einkünfte von mehr als einer halben Million Euro im Jahr hat, muss die Belege fürs Finanzamt mindestens 6 Jahre lang vorhalten.

• In der Regel gilt für Handwerkerrechnungen eine Gewährleistungsfrist für Mängelansprüche von zwei Jahren, so lange sollten Sie am besten auch die Rechnungen griffbereit haben. Besteht ein Werkvertag, gibt es Verjährungsfristen, die sich je nach rechtlicher Grundlage unterscheiden. Die Regelfrist beträgt drei bis fünf Jahre. Gerade bei Bauwerken gibt es zahlreiche Ausnahmen mit teils deutlich längeren Fristen.

• Selbstständige und Freiberufler sind bei einigen Unterlagen, etwa Geschäftsbüchern, Inventaren, Bilanzen, verpflichtet, sie für 10 Jahre zu archivieren.

Was gilt für Gehaltsunterlagen?

Theoretisch reicht es, die Gehaltsabrechnung zu prüfen, und dann noch abzuwarten, ob bei der Gehaltsüberweisung kein Fehler gemacht wurde – dann haben sie ihren wichtigsten Zweck erfüllt. Praktisch raten beispielsweise die Verbraucherzentralen dazu, die Lohnzettel ungefähr ein Jahr aufzubewahren. Zunächst einmal können Sie damit die Lohnsteuerbescheinigung prüfen, die meist erst am Beginn des Folgejahres kommt. Sollte es bei Ihnen zu einem Unterhaltsverfahren kommen oder sollten Sie Wohngeld beantragen, wird häufig auch nach den Abrechnungen der vorangegangenen zwölf Monate gefragt. Für Kredite verlangen die Banken meist Gehaltsnachweise aus den vergangenen drei Monaten. Ähnlich halten es viele Vermieter, wenn sie Wohnungen neu vergeben.

So steht es um Kontoauszüge...

In diesem Bereich gilt eine Empfehlung von drei Jahren, so lange sollten Sie die Auszüge mindestens lagern. Sie können damit vieles andere nachweisen, etwa wiederkehrende Zahlungen oder Einkommen aus Arbeitsverhältnissen. Im Zweifel lieber etwas länger aufbewahren.

...und Steuerunterlagen

Wenn Sie irgendwelche Ausgaben steuermindernd angegeben haben, müssen Sie die Belege schon seit ein paar Jahren nicht mehr mit der Steuerklärung abgeben. Aber: Das Finanzamt kann Sie auffordern, die Quittungen zur Kontrolle nachzureichen. Deshalb sollten Sie diese Belege mindestens bis zum Steuerbescheid aufheben. Meist reicht aber auch das nicht, denn viele Steuerbescheide ergehen mit einem Vorläufigkeitsvermerk, etwa, weil eine umstrittene Regelung noch nicht in letzter Instanz gerichtlich geprüft wurde. Sie können deshalb später noch vom Finanzamt geändert werden. Die Lohnsteuerhilfevereine empfehlen daher, die Belege mindestens vier Jahre lang vorzuhalten.

Den jährlichen Steuerbescheid selbst sollten Sie mindestens zehn Jahre archivieren. Die Verbraucherzentralen empfehlen sogar, ihn dauerhaft aufzuheben, da sie eventuell eine Rolle spielen bei politischen Neuregelungen, etwa Baukindergeld oder staatlichen Zuschüssen zu Modernisierungsmaßnahmen an Immobilien.

Die magische Drei

Neben Kontoauszügen empfehlen Verbraucherzentralen noch für eine Reihe anderer Dokumente die Aufbewahrung über drei Jahre:

• Alles, was mit einer gemieteten Wohnung zusammenhängt, gehört demnach so lange abgeheftet, wie das Mietverhältnis läuft – plus drei Jahre.

• Ebenso Versicherungspolicen: Laufzeit und drei Jahre obendrauf.

• Dito Abonnementverträge, wenigstens die Kündigungen sollten Sie auch drei Jahre später noch zweifelsfrei belegen können.

Die magischen 30

• Besonders lange Zeiträume stehen bei Gerichtsurteilen und Vollstreckungsbescheiden im Raum. Zwar besteht keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, aber es wird empfohlen, die Unterlagen so lange aufzubewahren, wie der Anspruch verjährungsrechtlich relevant ist. Bei Urteilen und Vollstreckungsbescheiden sind das 30 Jahre.

• Die gleiche Aufbewahrungsdauer empfiehlt sich für Unterlagen der betrieblichen Altersvorsorge.

Übrigens ist es für die meisten Unterlagen ohne Belang, ob Sie sie digital oder analog archivieren. Bedenken Sie bei der digitalen Speicherung nur, dass Sie ein Dateiformat wählen sollten, was auch nach vielen Jahren noch ohne Probleme dechiffriert werden kann.